Conversions rétrospectives
ans le cadre de son recentrage s ur ses missions de pilotage stratégique, le MESR a transféré ses activités opérationnelles à d’autres opérateurs, dont l’ABES. Depuis le 1 er s eptembre 2010, l’ABES coordonne donc au plan national les projets et la mise en œuvre des opérations de conversion rétrospective dans les catalogues nationaux que sont le Sudoc et Calames. Pour assurer ce rôle de pilotage, l’ABES est amenée à fournir une expertise tant méthodologique que financière, technique et bibliothéconomique aux établissements Sudoc et Calames. Les conversions rétrospectives dans le Sudoc La conversion rétrospective des catalogues des bibliothèques universitaires a fait l’objet d’un programme continu de la part du MESR, depuis le début des années 1990. Depuis la création du catalogue Sudoc (2000), ces opérations ont pris notamment les formes suivantes : l d eux marchés nationaux, pilotés par le MESR (20012004 puis 2005-2009), confiés à des prestataires et assurés avec la supervision technique de l’ABES ; l d es contrats d’établissement, par le biais desquels le MESR a pu financer tout ou partie d’opérations spécifiques ou ponctuelles de conversion rétrospective ; l d es initiatives des bibliothèques membres du réseau Sudoc, qui ont la possibilité d’obtenir des licences gratuites du logiciel client Sudoc, WinIBW, pour mener en interne leurs opérations de rétroconversion. Cette politique d’informatisation des catalogues a d’ores et déjà porté ses fruits (le MESR estime à près de 12 millions le total des notices rétroconverties entre 1991 et 2009) et mérite d’être poursuivie en direction de fonds encore largement invisibles (périodiques, documents en caractères non latins…). C’est pourquoi l’ABES a commandé, fin 2010, une étude sur les rétroconversions effectuées dans le Sudoc, qui fournira un bilan détaillé des différentes opérations menées dans le cadre des marchés nationaux ou à l’initiative des établissements (avec ou sans subvention du ministère). Cette étude se veut également prospective et devra formuler des propositions qui permettront à l’ABES, en concertation avec le MESR, d’établir des priorités et d’élaborer un programme d’actions opérationnelles pour les années à venir. En attendant les conclusions de cette étude et les axes de travail qui en émergeront, l’ABES apporte son concours aux établissements engagés dans des chantiers de rétroconversion. Les documents relatifs au dernier marché national (05-60-001) peuvent toujours être consultés et utilisés avec profit pour toute opération de conversion rétrospective, même en dehors du cadre du marché national (voir le site de l’ABES). 7 retroconversion@abes.fr

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Les conversions rétrospectives dans Calames E n 2001, les ministères de la culture et de l’enseignement supérieur ont décidé de s’associer pour un projet ambitieux : l’informatisation du catalogue général des manuscrits des bibliothèques publiques de France (CGM), soit 182 000 notices rédigées entre 1849 et 1993, accessibles alors uniquement sous forme imprimée. Un projet de 2004 a permis de lancer un marché interministériel découpé en 2 lots. Le lot 1 a concerné la numérisation et la conversion des données du CGM en mode texte. Le lot 2 a permis l’encodage des fichiers en XML au format EAD ; le sous-lot 2 (manuscrits des bibliothèques de l’enseignement supérieur et de le recherche) a bénéficié de traitements particuliers par rapport au reste du CGM (spécifications plus détaillées, interventions manuelles) afin d’obtenir une structuration plus fine et d’améliorer la recherche. L’ABES a été chargée de mettre en œuvre le catalogue collectif Calames, alimenté à son ouverture par la livraison des fichiers (en XML, conformes au format EAD) des volumes du CGM relevant des établissements du MESR (36 000 notices) et par l’intégration des notices issues de la base PALME (42 000 notices environ). Les spécialistes des manuscrits et archives du réseau ont ensuite pu mettre à jour leurs notices et en créer de nouvelles dans Calames : le MESR puis l’ABES encouragent financièrement ces opérations de rétroconversion qui enrichissent le catalogue et valorisent des fonds jusque là sous-exploités faute de moyens, de formation ou d’outils. Toute conversion rétrospective de masse est exclue, du fait de l’extrême hétérogénéité des formes (registres, catalogues, fiches) et des formats (notices sous word, excel, filemaker, en Unimarc, Marc 21 et parfois déjà en EAD). À partir de quelques opérations retenues en 2009 (5 établissements, ayant une masse critique suffisante), le MESR a pu évaluer les modalités et les coûts de la rétroconversion par saisie directe dans l’outil de production Calames. En 2010-2011, l’ABES : l p oursuivra les engagements pris (notamment auprès des établissements du 1er c ercle de déploiement dans Calames) ; l s outiendra les projets de rétroconversion dans Calames des établissements du 2e c ercle qui auront été retenus ; l é tablira un plan pluriannuel et définira des priorités pour les années à venir, au regard notamment des résultats de l’enquête « patrimoine » lancée par le MESR en 2008, au regard également des déploiements et des entrées en production des établissements dans Calames. 7 manuscrits@abes.fr

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rabesques n° 61 janvier - février - mars 2011